Fuar Nedir?
Ajans Farabi Fuar Stand ve Fuar Organizasyon Hizmetleri olarak aşağıdaki değerli bilgileri sizlerin fuar katılım ve süreç yönetimlerinizde bakış açınıza katkı amacıyla paylaşmak istedik.
Fuar, ticaretle ilgili ürün ya da hizmetlerin, teknolojik gelişmelerin, bilgi ve yeniliklerin tanıtımı, pazar bulunabilmesi ve satın alınabilmesi, teknik iş birliği, geleceğe yönelik ticari ilişki kurulması ve geliştirilmesi için, belirli bir takvime bağlı olarak, düzenli aralıklarla, genellikle de aynı yerlerde gerçekleştirilen bir tanıtım etkinliğidir. Bu tür etkinliklerde, alıcı ve satıcılar, çeşitli iş anlaşmaları gerçekleştirmek üzere bir araya gelir. Fuarlar, zaman açısından sınırlandırılmış etkinliklerdir.
Fuara Katılmak Size Neler Kazandırır?
Fuarlar, ürün ve hizmet üreticileriyle, tüketicilerin, belli bir zaman ve mekân dilimi içerisinde buluştukları bir pazar niteliği taşır. Belirli bir konuya yönelik olmaları, katılımcı şirketlere “ilgili talebi” doğrudan, kısa sürede ve en etkili biçimde yakalama imkânı verir. Bu sayede de hem satış hem de tanıtım açısından önemli kazanımlar elde edilir. Kapsamlı bir tanıtım ve etkili bir satış grafiği elde edilmesini sağlayabilir. Şirketlerin büyüklüğü ne olursa olsun, fuarlara katılmak onlara, bundan sonraki çalışmalarında rehberlik edecek bilgileri toplamak, satış yapmak ya da yeni ilişkiler kurmak adına pek çok fırsat sunar.
Bununla birlikte, fuarlar, şirketlerin, ticari, ekonomik, sosyal ve kültürel açıdan birbirlerini tanıyarak, aralarındaki ilişkileri ve dayanışmayı üst seviyede gerçekleştirmeleri açısından önemli yararlar sağlar. Bir ürün ve hizmet üreten şirketler, varlıklarını sürdürebilmek için satış yapmak ve kar etmek zorundadır. Günümüz koşullarında ise müşteri gruplarına satış yapabilmek için öncelikle bunların tanıtımını etkin bir biçimde gerçekleştirmek ve bu sayede yurtiçi ve yurtdışı pazarlara ulaştırmak gerekiyor. İşte bu noktada, reklam, halkla ilişkiler ve tanıtım çalışmalarının önemi ve gerekliliği ortağa çıkıyor. Fuar etkinlikleri de reklam, halkla ilişkiler gibi pazarlama unsurlarından biri.
Öte yandan, fuarlar, farklı ülke ve kültürlerden insanları bir araya getirmesi, bunlar arasında iletişim kurulması ve kültürel paylaşımlar gerçekleştirilmesine yardımcı olması açısından da önem kazanıyor. Fuarlar, düzenlendikleri bölgelere de önemli oranda canlılık getiriyor. Fuar dönemi boyunca, ziyaret etmek için başka şehir ve ülkelerden gelen katılımcı ve ziyaretçiler sayesinde, kısa süreli de olsa ticari bir hareketlilik yaşanıyor ve ekonomiye de katkı yaratılıyor.
Fuar Hazırlıklarının Planlanması?
Stratejik Planlanma
- Fuar ziyaretçi istatistikleri ve geçmiş yıllara ait performans raporlar
- Fuara katılım amaçları
- Fuar için hazırlanan iletişim araç ve haberleşme araçları
- İletişim mesajını destekleyecek sergi ve planların ve özel grafikler
- Ürün sunum ve sergilemeleri, fuar alanında yapılacak gösteri tanıtım ve sunumları
- Söz konusu fuar için hazırlanmış tanıtım planları
- Bütçe tahminleri.
Fuar Öncesi ve Sonrası Yapılan Çalışmalar
- Fuara katılım kararının verilmesi ve doğru fuar seçimi
- Fuar katılım amaçlarının belirlenmesi
- Stand yeri ve tasarımı
- Fuar personeli seçimi, eğitimi ve görevleri
- Tanıtım aktivitelerinin planlanması
- Fuar organizasyonunda destek alınacak bağımsız hizmet ajansının seçimi
- Ürün transferlerinin nasıl yapılacağına karar verilmesi
- Bütçe taslağının hazırlanması
- Fuar sırasında yürütülecek çalışmaların planlanması
- Stand yönetimi
- Ziyaretçi kayıtlarının tutulması
- Ürün gösterimleri ve prezantasyonları
- Rekabette avantaj yaratabilecek bilgilerin toplanması
- Ağırlama hizmetleri
- Fuar sonrası çalışmaların yürütülmesi
- Teşekkür ziyaretleri
- Stand yöneticisinin raporu
- Genel değerlendirme toplantılarının düzenlenmesi
- Ziyaretçi bilgilerinin değerlendirilmesi
- Stand personelinin performansının değerlendirilmesi
- Bütçenin kontrol edilmesi.
Fuarda Stant Yeri Seçimi ve Tasarımı?
Stant yeri seçimi ve tasarımı, fuar başarısı üzerinde önemli bir rol oynar. Şirketlerin, fuar alanında ziyaretçilere kendilerini ve ürünlerini tanıtarak onlarla ilişki kurabilmelerinin ilk adımı, ilgilerini çekmektir. Bu da ancak doğru yer seçimi ve uygun bir tasarımla mümkün olur. Bu nedenle, planlama aşamasında, fuar alanında stratejiye uygun bir yer seçimi yapmak ve bu alanda oldukça güvenilir bir fuar şirketinden uygun bir stant tasarımı yaptırmak gerekir. www.ajansfarabi.com/tasarimlar/
Stant, bir fuarda katılımcının ürün ve hizmetlerini sergilemek amacıyla kiraladığı alan ve bu alan üzerinde kurduğu sergi tasarımından oluşan bir sistemdir. Sergilenen ürünler ile katılımcıların ilgisini çekmek için, belirli standartlara sahip olmak gerekir. Bu nedenle stant, hem şirket amaçları açısından fonksiyonelliğe sahip olmalı, hem de ziyaretçilerin gereksinimlerini dikkate alarak hazırlanmalı, çekiciyken, kulağa da seslenebilmelidir. Ziyaretçilerin tüm duygularına hitap etmelidir. Bu açıdan bakıldığında gerekli özellikler şöyle sıralanabilir:
- Etkileyici
- Gerçekçi
- Davetkar
- Mütevazı
- Görülmeye değer
Stant düzenlenirken, şirketi tamamen yansıtmasına dikkat edilmesi gerekir. Bu durumda mimari, grafik ve teknik fikirlerin uygulamaya koyulması için bir avantaj olarak değerlendirilebilir. Bu şekilde fuarları gezen kişilerin ilgisini arttırmak mümkün olacaktır. Katılımcı şirket açısından, fuarın düzenleneceği mekân içerisinde hangi bölümün doğru yer olduğunu tespit edebilmek için yapılacak ilk iş ise fuarı organize eden şirket ya da ajanstan fuar yerleşim planını edinmek ve bu plan üzerinde ayrıntılı bir çalışma yapmaktır.
Fuar yerleşim planı, organizatör şirket tarafından hazırlanan ve fuara giriş çıkış kapılarını, dinlenme ve toplantı alanlarını, konferans salonlarını, kafe ve restoranları ve stant kurmak için ayrılan bölümleri gösteren ayrıntılı bir dokümandır.
Doğru Stant Yönetimi Nasıl Yapılır?
Fuarlardan elde edilecek başarıyı etkileyen en önemli faktörlerden bir tanesi, fuar boyunca stantta düzenlenecek etkinliklerin sorunsuz bir şekilde yerine getirilmesi ve stant personelinin amaçlara uygun çalışabilmesinin sağlanmasıdır.
Stant yöneticisi durumunda olan kişinin, değişik yapıda kişilerle iletişim kurabilme yeteneğinin yanı sıra, sahip olması gereken özellikler şöyle sıralanabilir:
- İhtisas fuarları deneyimi olması,
- Karar verme yetki ve yeteneği,
- Liderlik ve yönlendirme yeteneği,
- Organizasyon becerisi,
- Anlatım yeteneği,
- Kolay uzlaşabilme yeteneği,
- Temel teknik ve ticari bilgiye sahip olması.
Stant yöneticisinin üstlenmesi gereken görevler ise şu şekilde sıralanabilir:
- Stant personeli arasındaki iş bölümünü düzenlemek,
- Stant personelinin çalışma saatlerini belirlemek,
- Stant personelinin performansını değerlendirmek,
- Görevlerin yürütülmesini sağlamak ve denetlemek,
- Önemli ziyaretçiler ile bizzat ilgilenmek,
- Önemli bilgi notlarını değerlendirmek,
- Stantta meydana gelebilecek her türlü probleme anında müdahale etmek ve çözüm önerileri geliştirmek,
- Ürün sunumları ve prezantasyonları düzenlemek,
- Günlük değerlendirme toplantılarını organize etmek.
Fuar alanlarında Ürün ve Hizmetler Nasıl Sergilenir?
Ürün ve Hizmetlerin Gruplanması
Şirketin standında sergileyeceği ürün ve hizmetler değişik kategorilere ayrılacak niteliklere sahipse, bunların ayrı ayrı sergilenmesine dikkat edilmelidir. Ayrıca söz konusu ürün veya hizmet grubu içinde özellikle vurgulanmak istenen ürünler varsa, bunların diğerlerinden farklı bir yer ve tarzda sergilenmesi uygun olacaktır.
Ürün ve Hizmetlerin Sergilenmesinde Alıcının Bakış Açısı
Ürünün ziyaretçilere nasıl gösterileceğine ve sergileneceğine dair kararlar alınırken, konuya alıcının bakış açısıyla yaklaşmak gerekir. Örneğin bir tüketim fuarında kakao üreticisi bir şirketin ürettiği kakao çeşitlerini sergilemesi ziyaretçiler için pek cazip gelmezken, mutlu bir aileyi zevkle kakao içerken gösteren büyük ve ışıklı ir pano veya ziyaretçilere güzel fincanlarda kakao ikram edilmesi ilgi yaratabilir.
Fuarın ve Ziyaretçilerin Türü
Katılımcı şirket ürünlerini nasıl sergileyeceğini belirlerken hem katıldığı fuarın hem de ziyaretçilerin türüne dikkat etmelidir. Fuar alanında, son tüketiciler ile ticari alıcıların bakış açıları birbirinden oldukça farklıdır. Ticari alıcılar, yalnızca ürünün görsel özellikleriyle değil, yapısı, bileşenleri, kullanım özellikleri, dayanıklılığı gibi pek çok unsur ile ilgilenir. Bu nedenle sergileme sırasında kendilerine tüm bunlarla ilgili bilgi aktarılmasını bekler.
Ürün ve Hizmetlerin Doğal Ortamlarında ve Kullanım Alanlarında Sergilenmesi
Katılımcı şirketlerin sahip oldukları ürün ve hizmetleri doğal ve kullanım alanlarında sergilemesi daha fazla ilgi toplar. Bu sergileme tipi, ziyaretçilere daha sıcak gelir ve ürünleri daha çekici kılar. Örneğin tekstil ürünlerinin duvarlara askıyla iliştirilmesi yerine, mankenler üzerinde sergilenmesi, ev tekstil ürünlerinin doğal bir ortamında sergilenmesi gibi…
Fuar alanında gerçekleştirilecek olan sunumların ayrıntılı bir biçimde planlanması da son derece önemlidir. Prezantasyonlar, ziyaretçilerin ilgisini şirket ve ürünlerine çekebilmek için bulunmaz bir fırsattır ve bu nedenle üzerinde önemle durulması gerekir.
Fuarlarda Ürün Tanıtımları ve Sunumlar Nasıl Olmalı?
Bir fuara katılım öncesinde yapılan stratejik planlama içerisinde ele alınması gereken önemli bölümlerden biri, fuarda ziyaretçilere ne tanıtılacağı ne gösterileceği ve bu uygulamanın nasıl yapılacağıdır. Fuara katılım kararı verildikten sonra belirlenen amaçlara ulaşabilmek ve ziyaretçilerin ilgisini maksimum düzeyde çekebilmek için, canlı sunum ve gösterimler yapılması, katılımcı firmalar açısından bir zorunluluk olarak görülüyor. Bunu başarıyla gerçekleştirebilmek içinde, potansiyel ziyaretçilerin ne duymak ve ne görmek isteyebileceklerini tespit etmeye çalışmak, yapılacak ilk uygulamalardan biri olmalı. Fuar alanında bir ürünü ziyaretçiye tanıtmak için çok genel bir ifadeyle üç yol var. Bunlar:
- Ürünün kendisini fuar alanına götürmek ve tanıtmak,
- Ürünün aslına uygun olarak yapılmış maketini götürmek ve tanıtmak,
- Ürününü ayrıntılı olarak çekilmiş video görüntüleri ile tanıtımını yapmak.
Fuarlarda Misafirlerin Ağırlanmasının Önemi?
Fuara katılan şirketlerin, fuar süresi boyunca yürüteceği en önemli çalışmalardan bir tanesi de, standa gelen konukların ağırlanması ve en iyi şekilde misafir edilmesidir. Ağırlama hizmetleri firma için olumlu bir imaj yaratılması ve müşteri ilişkilerinin geliştirilmesi bakımından da önem taşıyor.
Ziyaretçi ağırlama, standın büyüklüğüne, şirketin bu iş için ağırladığı bütçeye göre değişiklik gösterir. Ağırlama hizmetleri içinde ise şunlar bulunuyor:
- Hafif yiyecek ve içecek servisinin yapılması,
- Ürün numunelerinden hediye edilmesi,
- Şirketi temsil edebilecek küçük hediyelik eşyalar verilmesi,
- Dinlenme alanları oluşturulması,
- Fuara özellikle davet edilen müşterilerin konaklama giderlerinin karşılanması,
- İş bağlantısı yapılan ziyaretçi gruplarına, yemek, kokteyl gibi özel davetler verilmesi,
- Basın mensuplarının stantta ağırlanması.
Fuar Alanında Olması Gerekenler?
Özel Fuar Yayınları
Pek çok endüstri koluna ait gazete ve dergiler, fuara özel yayınlar çıkarır. Bu yayınlarda özellikle bazı kurum-ürün-stand vb. ile ilgili yazılara yoğun olarak yer verirler, aynı zamanda fuardan son dakika haberlerini ve fuarın genel durumunu yansıtırlar. İşte söz konusu bu özel fuar yayınlarında haber olarak yer almak veya bu yayınlara özel reklamlar vermek, fuar çalışanlarının amaçlarını destekleyici nitelikte olabilir.
Koridor ve Salon Reklamları
Fuar alanında bulunan ve organizatör şirket tarafından reklam bölgesi olarak ayrılmış bölümlere, koridor ve toplantı salonlarına reklam vermek, o anda fuar alanını gezmekte olan ziyaretçileri standa yönlendirme konusunda etkili olabilir.
Fuar Kataloğu, Reklamlar
Fuar organizasyonlarının hemen hemen hepsinde organizatör şirket tarafından fuar kataloğu yayımlanır. Bu katalogda ilgili kişilere, katılımcı şirketler hakkında çeşitli bilgiler sunulur. Söz konusu bilgileri, şirketler. Kendileri hazırlayıp organizatöre gönderir. Burada, şirketin kendisini ve yaptığı işi ne kadar iyi tanıttığı son derece önemlidir. Çünkü bu kataloglar, potansiyel müşteriler tarafından satın alınıp fuar sonrasında da kullanılır. Ayrıca bu kataloglar, içlerine reklam alma olanağına da sahiptir.
Fuarda Rakipleriniz Hakkında Nasıl Bilgi Toplarsınız?
Şirketlerin fuara katılım amaçlarından bir tanesi de rakiplerin ve içinde bulundukları sektörün ulaştığı son durumu gözlemlemektir. Eğer şirket, fuar organizasyonuna böyle bir amaçla katılıyorsa, fuar süresi boyunca rakiplerin durumunu gözlemleyecek ve rekabette avantaj yaratacak bilgileri toplayacak faaliyetlerde bulunması gerekir. Bu amaçla firma çalışanlarının yapabileceği şeyler şu şekilde sıralanabilir:
- Diğer şirketlerin stantlarını gezip onların ürün ve hizmetleri hakkında bilgi edinmek,
- Rakip şirketlerin sergileme stratejilerini gözlemlemek,
- Rakip şirketlerin ziyaretçiyle iletişim kurmak, müşteriye yaklaşım biçimlerini gözlemlemek,
- Diğer şirketlerin düzenlediği seminer ve toplantılara katılarak, yürüttükleri faaliyetler ve yenilikler hakkında bilgi edinmek,
- Sektörle ilgili birlik, kuruluş, seminer ve toplantılara katılarak, ulaşılan son durum hakkında bilgi edinmek.
Fuar Sonrası Yapılması Gereken Çalışmalar?
Fuar etkinliğinin sona ermesiyle birlikte, fuarla ilgili yapılması gerekenler bitmez. Fuar bitiminde ilk olarak yapılması gerekenler şöyle sıralanabilir:
- Fuar alanına götürülen ürünlerin sayımının yapılması ve söz konusu ürünlerin şirket görevlilerinden birinin sorumluluğuna verilmesi,
- Taşınabilir nitelikte olan ürün, dekor, mobilya gibi malzemelerin güvenli bir yere alınması,
- Fuar süresince alınan hizmetlerin (elektrik, tesisat, marangoz vb.) ücretlerinin ödenip ödenmediğinin kontrol edilmesi,
- Telefon, su, elektrik gibi kullanılan hizmetlerin kesilmesi,
- Ürünlerin dönüş için nakliyeye hazır hale getirilmesi,
- Fuar süresince doldurulmuş müşteri formlarının ofise dönüşünün sağlanması,
- Organizatör şirket ile gerekli görüşmelerin yapılması ve evrakların doldurulması.
Son adım ise fuar başarısının ölçümlenmesi olacaktır. Birçok çalışan, ihtisas fuarı kapandıktan sonra ofisteki çalışma rutinine geri dönmek ister. Oysa bu yapılacak en büyük yanlışlıklardan biridir. Çünkü fuar sonrası dönem, fuar alanında yapılan görüşmelerin takibinin yapılması gereken bir zamandır.
Teşekkür Ziyaretleri
Fuar kapanışından sonra yapılması gereken önemli işlerden bir tanesi, fuar öncesinde ve sırasında fikirleri, tavsiyeleri, maddi ve manevi yardımları ile şirketin fuar programına katkıda bulunan kişi ve kurumlara yapılan teşekkür ziyaretleridir. Bu tip ziyaretler, söz konusu kişi ve kurumları onure eder, aynı zamanda da onların gelecek yıllardaki yardımları için de zemin hazırlar. Fuar sırasında hizmet ve destek alınan kişi ve kurumlara bizzat ziyaret şeklinde ya da yazılı bir biçimde ulaşılabilir. Bir fuar organizasyonu sonrasında şirketin teşekkür iletip sağlıklı bir ilişki devam ettirmesi gereken kişi ve kurumlar şu şekilde sıralanabilir:
- Stand personeli,
- Organizatör şirket çalışanları,
- Destek alınan hizmet ajansı çalışanları,
- Destek ve fikir alınan sektörel birlik ve dernekler,
- Diğer yardımcı kişiler.
Fuar Sonrasında Rapor Hazırlanması?
Fuar organizasyonu bitiminde, katılımcı şirket, stant yöneticisinden fuarda yürütülen faaliyetlere, gerçekleştirilen satışlardan, alınan siparişlere kadar, kısaca fuardan beklenenlerin ne oranda gerçekleştiği üzerine bir rapor hazırlamalıdır.
Stant yöneticisinin fuar sonrasında hazırlayacağı rapor; hata ve eksiklerin saptanmasına, bir sonraki fuar döneminde aynı hataların tekrarlanmaması için gerekli tedbirlerin alınmasına ve daha etkin bir hazırlık dönemi geçirilmesine yardımcı olur.
Stant yöneticisi tarafından hazırlanacak olan raporun fuarla ilgili her ayrıntıyı kapsayacak nitelikte hazırlanması gerekir. Söz konusu rapor şu bölümlerden oluşmalıdır:
- Teknik bölüm
- Satışlara ilişkin bölüm
- Tanıtım faaliyetlerine ilişkin bölüm
- Personele ilişkin bölüm
- Rakiplere ilişkin bölüm
Teknik bölüm; stantta kullanılan materyaller üzerine odaklanır. Stant yapımında kullanılan malzemelerin sorun çıkarıp çıkarmadığı, yeterince sağlam olup olmadığı, daha sonraki yıllarda kullanılıp kullanılmayacağı, dekorasyon malzemelerinin ve mobilyaların amaca hizmet edip etmediğine ilişkin görüşleri kapsar. Ayrıca standın ziyaretçiler açısından ilgi çekip çekmediği, ziyaretçilerin standın en çok hangi bölümüyle ilgilendikleri de bu bölümde değerlendirilmektedir.
Satışlara ilişkin bölüm; raporun ticari bölümüdür. Katılımcı şirketin fuar alanında yaptığı satış faaliyetleri hakkındaki ayrıntılar bu bölümde değerlendirilir.
Tanıtım faaliyetlerine ilişkin bölümde ise, katılımcı firmanın fuar öncesinde, sırasında, fuarın düzenlendiği şehirde ve fuar alanında yürüttüğü tanıtım çalışmalarının etkinliği değerlendirilir. Fuar alanındaki ziyaretçilerin söz konusu tanıtım çalışmaları ile ilgili düşünce ve yorumları da raporun bu bölümünde aktarılır.
Personele ilişkin bölümde; stant yöneticisinin stantta görev yapan sürekli ve geçici personele ilişkin görüşlerine yer verilir. Stantta görev alan bu kişilerin performansları değerlendirilir, ziyaretçilerle kurdukları iletişim göz önünde bulundurularak, stantta sergiledikleri hal ve tavır ve fuar alanında çalışmaya uygun olup olmadıkları, gelecek yıllarda tekrar tercih edilip edilmeyecekleri konusunda görüş bildirilir.
Rakiplere ilişkin bölümde de fuar alanında rakip şirketlerin yürüttüğü çalışmalar analiz edilir. Bu şirketlerin yürüttükleri tanıtım çalışmaları, gerçekleştirdikleri ürün sunumları, bu sunumlarda kullandıkları yöntemler, müşteri ilişkilerindeki tarzları gibi fuar dönemi boyunca gözlemlenen noktalar, gelecek yıllar için veri oluşturmak amacıyla stand yöneticisinin raporuna eklenir.
Kaynak: Bu yazı, Kolay İletişim tarafından, KobiFinans için, Ahmet Bülend Göksel-Çisil Sohodol’un “Stratejik Fuar Yönetimi” adlı kitabından alınmıştır.